第三者視点のメールを書く

メールを送るとき、その情報を共有したい場合はCCという機能を使います。受け取った人が必ず読んでいるという過信は禁物ですが、何かあったときにメールを遡ってもらえるので便利です。あまりにたくさんのメールが来ると処理が追いつかなくなってしまうので乱発はしない方が良いかもしれませんが、とにかく便利な機能です。

自分に他の人宛のメールが届くと、色々と気づくことがあります。送った人の言葉遣いや表現の仕方は、自分が何かを伝えたいときの参考となります。また、個人的にあまり好きではない表現などがあった場合に、果たしてそれは自分だけの感覚か、あるいは一般的に避けるべきかということを考えるきっかけにもなります。当事者ではなかなか気づかないことがあるように思うのです。

逆に言うと、自分で書くメールや文書が相手への配慮が欠けたものになっていても、気づきにくいかもしれません。少しでもそのように感じたときは、できるだけ他の人に見てもらうようにするのが良さそうです。

先日、代理店の方へ少しお願いしたいことがあり、そのメールを上司の方に添削してもらいました。私としては丁寧すぎるのではないかと感じましたが、おそらく元々の文面で送っていたら相手を多少なり刺激してしまったように思います。その時の私は少し感情が入りがちになっており、思考が偏っていたかもしれません。やはりそれは第三者から見てもらわないと気づかないことでした。

あらゆる場面でチェックを求めるのは、手間がかかります。やり方を学んで、自分でできるようになっていくべきです。ただ、あらゆることを全て自分でと言うのもまた失敗に繋がりそうです。経験が増え、立場が変わっていっても、これは意識した方が良さそうです。

それでは、また。