形式としての伝達と根回し

今所属している組織は、小さいながらも指示命令系統というものが意識されています。それは大きな組織であるフィリピンオフィスの形に影響を受けているのか、あるいは伝統的にそういった運営がされているのか分かりませんが、いずれにせよこの形に沿って仕事を進める必要があります。何かがあった時に誰に話をすれば良いかが分かりやすい一方で、時々非効率的だと感じることもあります。

フィリピンから来てもらっている先生のVISA更新の時期が近づいているので、その先生から誰がその更新を担当するのかという質問がありました。これまではその先生の所属しているプロジェクトの担当が更新をしていたのですが、つい先日始まったプロジェクトだったのでその担当の方よりも他の人に頼む方が早くできます。また、業務量を考えてもその人がVISA更新の手続きをすべきではないというのは明らかでした。

このような状況が上司に相談され、その後誰かに担当が振られる。これは自然な流れです。しかしその相談を受け取った方が、自分でやると伝えてしまったので話がややこしくなりました。自分でやると言ったので、その先生にはその上司が担当だよとプロジェクトのメンバーから連絡がいきます。しかし実際にはまた別の人に業務が振られてしまい、そのことがまた別ルートから先生に伝えられます。先生としては、どちらが担当なのか全く分からず、また同じように質問の繰り返しが始まってしまいました。

仮に形式だけだとしても、一旦全体を把握している人に情報が伝わり、その後行動について決定がなされるという形は大切だと思います。責任の所在を明らかにでき、誰がどこまで判断して動くのかを明確にできるからです。ただ、実際に動く人が別にいるのであれば、せめてその人にはあらかじめ伝えておく必要があるように思います。形としてこうやって筋を通すけれど、実際にはこうやって近道を使ってね。という前情報があるだけで大きく印象が変わるものです。

最近、伝え方が本当に大切だと感じます。それでいうとこの記事もどうやったら状況をうまく伝えられるかということをもっと意識していくべきなのだと感じます。具体的に動けるのがどの程度になるのか分かりませんが、色々と模索してみたいです。

それでは、また。