強調したいはずなのに - さいごーどんの備忘録

書類の作成。これは仕事の中でも基本的な部類だと思います。ここまで漠然としているとなかなか取り掛かりにくいですが、大抵は書式が決まっていたり過去のものをベースにできるので、そこまで難しいことではありません。ただ、気をつけて中身を確認しないと、思わぬところでミスが発生してしまいます。

今日の仕事で起きたのは、見積書作成時の提供サービス名を間違えていたというミスです。ほとんど同じ見積書の中身を変えることで作成を進めていたのですが、完成してからのチェックでミスが見つかりました。しかも、二度目のチェックで気づいたのです。一度目に作成したものに追加する項目があって作成し直し、それを印刷してチェックしたところで見つかったのです。さらに作成し直してまた印刷することになりました。

実は今回見落としていた部分は、太字で書かれているところでした。細かい表の部分は全て問題がなかったのです。しかし、その表の題名にあたる太字部分の変更忘れに気付けていませんでした。とりあえず気付けて良かったのですが、少し面白くも思います。

本来それに気づいて欲しくて色を変えたり文字の大きさ・太さを変えたりしているはずです。それなのに、スルーしてしまう。あたかもそこには何もないように認識してしまう。これは意外とあることのように思います。おそらく周りと同じかどうかで文書をチェックしてしまっているからでしょう。周りと同じように書かれている部分は、見落としやすくチェックしなければならないと感じます。しかし、周りと違う形で書かれていると、そこはチェックしていて当たり前。時にはチェックの対象そのものから外れてしまいます。

あることを目的とした工夫が、逆効果になってしまうというのはどうしても避けられません。受け手の認識に依存するところが大きいからです。しかし、自分が受け手になった時に相手の伝えたいことをきちんと読み取るように意識することはできます。そのためには、時間を空けるとか二回別の視点でチェックするなどの工夫が必要だと思われます。こういった基本的だけれども大切なことを、しっかり大事にしていきたいと思います。

それでは、また。