ホリエモン祭りinCebuを終えて②：素人が学んだイベント成功三箇条

みなさんこんにちは。

さいごーです。

長かったホリエモン祭りネタも今回で最後になりそうです。
あんまり長く続けると新鮮さもなくなりますし、最後に今回のイベント運営に関わらせてもらって学んだことをまとめて終わりにしたいと思います。
最初に書いておきますが、これはイベント運営をほとんどやったことのない素人の主観なので、一般的なやり方とかは分からないです。
とりあえず、今回はこうやったらうまくいったよと言う話です。

今回学んだ三つのことについて書く前に、イベントがどのような結果になれば成功と呼べるかという定義は書いておきたいと思います。
まず、来場者がある程度満足できること。
これは当たり前のような目標ですが、結構難しい。こまごました不満はあれども、全体的にみたら楽しかったという状況を目指します。
次に、出演者が気持ちよくイベントに参加できたか。
この時大事なのが、その人の参加するプログラムの観客の数も重要になってくるということです。来場者数が重要なのは、出演者にとって満足できるかどうかに大きくかかわるからだと思います。
そして、事故や怪我がなかったか。当然のことですが、大きなトラブルがあるとやっぱり全部が台無しになります。いかにそれを防ぐのか。「トラブルがあるかもしれない」という意識が大事です。

上記三つをクリアできれば、まず問題ないと思います。
そして今回はクリアできたはずなので、どうやったかについて3つのポイントでまとめます。

1．意思決定者の確定とサポート体制

誰が最終判断を下すのか。誰が企画の内容と方向性を示すのかをはっきりさせておくと、関わる人の考えるイメージがはっきりとして動きやすくなります。逆に言えば、ここがはっきりしていないといつまでたっても何も決まりません。一つの選択には、大抵リスクや懸念事項、不安材料があるものです。ただ、それらを気にしていてはどの選択肢も選べなくなります。イベント開催日が決まっている以上スピードが大事なので、誰がいつまでに決めるかがはっきりするような体制にしておく必要があります。
そして、それをするためにはサポート体制も必要です。
どうしても最終意思決定者はいろいろなことであることの決定を忘れてしまうことがあります。そんな時、タイミング良く「あの件なんですが、Aの進め方で行こうと思います」と話を入れてくれるような人がいるとかなり楽です。実行部隊の方は、決まりさえすれば動けるので、とにかく決められるような仕組みは確立させておきましょう。
この体制は必ずしも上下関係が無くとも良いと思います。
ただ、上下関係が無ければスピードが出せないのであれば、あった方が良いと思います。今回の場合、セブ側は社長からのトップダウンで決まり、祭りのプログラムについては実行委員側から決まったことが送られてくる場合が多かったので、かなり楽でした。前者は明確に上下関係がある一方、後者は上下関係は無いものの、決定権は完全に向こうにあります。（会場の都合でできない場合はお伝えして、変更の決定をしてもらう）今回のケースから考えると、うまく役割が分かれていれば上下関係が無くともスムーズに進みそうです。

2．窓口の一本化

今回のイベントは、セブ側で準備するコンテンツと会場設営をQQ Englishで準備し、メインのプログラムやその進行方向、そしてチケットの販売についてを実行委員会で決めてもらっていました。既に触れましたが、うまく役割分担ができていたということです。
さてこのような形だと、日本側とセブ側でのやりとりが必須です。昨日のブログにも書きましたが、日本側から確認したいことは山のようにありました。
（ホリエモン祭りinCebuを終えて①：担当就任から開催までの経緯）
その際、セブ側の窓口はほぼ私に一本化されていました。今思うとこれはかなりスムーズに進められた一つの要因だったように思います。
一応、形としてはFacebookメッセンジャーのグループチャットに関係する人を全て招待しておき、全員に見える形でやり取りです。ただ、必要に応じて＠を付けるメンションという機能を使い、誰への質問なのかを明らかにしてやり取りしました。
このメンション機能をうまく使えていたので、多くの人の目に触れつつも実際には1対1でのやり取りができています。メールのCCのように、関係者に情報の共有を行いつつそれでいて邪魔はせずに、やり取りができるわけです。
しかし、いくらメンションという便利な機能があったとしても、窓口の一本化は必要です。それはなぜかというと、関係者が把握しておく人を減らせるからです。
例えば今回のイベントでは、セブ側は大きく3つに分かれて動いていました。
実行委員会とのやり取りを行う人たち、社内の日本人グループ、社内のフィリピン人グループです。この3つのグループが、必要に応じてチームを組み、各準備に当たっていました。社内の人間であればスムーズに把握してやり取りができるのですが、外から見るとどのように動くのか分かるわけがありません。しかも、会ったこともない人たちです。そんな状況の中で、セブ側の映像関係についてはあの人が担当だというのを把握した上で指名し（メンションし）やり取りをするのはかなりの手間です。
そんなことをするくらいなら、最初からセブ側についてはこの人に聞いて、あとはその人から別の人にお願いする形にすれば良いのです。

ただこの方法は、規模が大きくなると難しくなります。
全てを把握するのはかなり厳しいからです。必ず抜け漏れが生じます。
そこで、第三のポイントのチームが登場します。

3．チームを編成する：みんなと仲良くなる

窓口を一本化したら、そこからどんどん情報や質問が入ってくるのは昨日の記事でまとめたとおりです。
それらを放っておくと、当然のことながらパンクします。そして、逃げ出したくなります。不安と重圧だけが襲ってきて、何も動かず、最終的には形にならないからです。
それを避けるために、準備することを分類してそのことに詳しい人に依頼してしまいましょう。これが、チーム編成です。

飲食関係であれば、食事関係マネージャーのあの人にお任せし、会場工事関連であれば、フィリピン人大工チームを統括しているあの人にお任せするといった具合に、どんどん仕事を振り分けていきます。
もちろん、しっかりとした情報共有と依頼した人がやりやすくなるような環境整備は必要ですが、窓口の人間の負担は一気に軽くなります。
これも、おそらく当たり前のことなんだと思います。
しかし、何かが舞い込んできた時、ある程度どうしたらいいのかが分かると自分で動きたくなってしまいます。数多く流れ込んでくる質問や情報、依頼には、流入量のムラがあります。そして、自分のやる気と体力にも同じくムラがあります。
これらの組み合わせで、ある時期には入ってくる依頼が少なくかつ元気でできそうだからその依頼に手を付けたものの、突然手に負えないくらいのやることが降りかかりパンクしてしまいそうになるということが起こります。そうなると、どんどん負の連鎖が始まるわけです。

一度ドツボにはまるとなかなか抜け出せないので、早いうちから責任と権限を委譲させておかなければなりません。
窓口となった人間は、あらゆる情報を把握しておき、アクセスが来た時に瞬時に返せるような状況を作っておくことこそが仕事です。
下手に自分が動く必要はありません。サボれというわけではないのですが、自分が動くことで他の準備が滞るなら、そちらが自走できるようにするのが先です。
そしてそのような状況を作ろうと思うと、とにかく関わっている人みんなと仲良くなるのが大事です。この人の頼みならなんとかしてやりたいという状況を作れないと、いざというときにどうしようもなくなります。
私はこれは結構苦手だったのですが、今ではフィリピン人の大工チームやメンテナンスチームともかなり親しくなり、会えば話をするようになりました。
最初は見かけたら笑顔であいさつするくらいから始めるので良いと思います。
少しずつ交流を深めていきたいところです。

今回の場合は、社内のすでにあるチームにうまく依頼できたので、途中からかなりスムーズになりました。また、途中まで自分で全てをやろうとしてあっぷあっぷしていた私を見るに見かねた上司が助け舟を出してくださり、チーム編成の重要さに気づかせてくれました。
おそらくこのようなチームを一から作るのは相当大変で、もしそうだとしたら今回は間に合っていないと思います。
チームを一から作る必要がある場合は、早めに動かなければならないと思います。

上記三つのポイントが、今回のイベント準備、運営から学んだことです。
書いてみると何でもないことなんですが、実際にやるとなるとまあめちゃくちゃ難しい。目の前にやるべきことがあると、どうしてもそれに飛びついてしまいそうになります。でも、実はそれよりも先に仕組みや体制を作るほうが良い場合が良くあります。
そのことについてまとめると、今回の三つに集約されそうです。

次回またイベントに関わる機会があるのかどうかは分かりませんが、関わることになった時にはまた見返したいと思います。
そして、次回はもっとうまくやっていけるよう、さらに学んでいきたいと思います。
明日からは、以前の日々考えたこと中心の記事に戻るはずです。
少しゆっくり目に、それでいて充実した日々を送りたいと思います。

それでは、また。