さいごーどんの備忘録

香港⇒セブ⇒日本 「毎日続ける」ことを目標に毎日の気づきと、時々現地の情報をお送りします。

メール、リマインダーとタスクリスト

仕事でもプライベートでもそうですが、たまにやるべきことが抜け落ちてしまいます。それはうまくタスクを管理できていないからなのですが、そのような時にはいつも管理方法の見直しをしなければと感じます。最近の場合は忙しさによって管理が疎かになっていたので、忙しくても機能する方法が求められます。

私は、スプレッドシートを使ってタスクを管理しています。至極簡単なもので、やるべきことと発生日、目標日と締切日を記入するだけです。あとは優先度や完了したかどうかを記入することで、別のシートに転記して整理できるようにしています。作成した当初はうまく機能しており今も重宝しているのですが、このタスクリストに書き込む余裕すらない時が時々あります。そのような時でも忘れずにやることをこなすためには、優先度を無視して目の前にあることを次々に終わらせるようになります。そういった時に登場するのがリマインダーです。

リマインダーは、設定しておけば決まった時間に通知を出してくれます。忘れてしまいそうなことを、確実に携帯を見るような時間にリマインダーにセットしておくことで、忘れずに実行できます。似たような発想が、あえてメールを未読のままで置いておく(あるいは一度読んだものでも未読に戻しておく)という方法です。未読のメールは次の日のメールチェックで引っかかるため、確実に思い出せるという考え方です。

一見するとこれらの方法はどんどんとタスクを減らせていて効率的に見えるのですが、実はだましだましなんとか処理を続けているだけにすぎません。やはりタスクの全体量を把握した上で計画的に終わらせていく方が、効率的であり見直しも容易になります。

難しいのは、余裕を持ってこなせている時にはそのやり方が最適だと考えてしまい、仕組みとして確立させることを意識しないということです。すでに行なっている方法が仕組みとして機能していると感じてしまうのです。

最近、忙しい時にはメールの返信を後回しにすることが増えていました。それ自体は問題ないのですが、計画的にそれを行えていたわけではありません。やはりタスクリストとそれ以外のツールのもっと進んだ使い方について検討し続けていきたいと思います。

それでは、また。