安心できる返信を目指す

仕事では1日に何通ものメールを読んだり書いたりします。これは特に珍しいことではないと思います。また、できる限り迅速な返信が理想だということも一般的なように思います。そうなると、自分なりのメールに対するルールを作りそれに従って機械的に返信をするのが最も効率的です。ただ、そればかりでは時々本来の意図から外れてしまいます。

メールの目的は、情報の伝達です。メールに限らずコミュニケーションは全てそうだと思います。ただ、メールは相手の顔が見えず、声も聞こえず、一方的なものになってしまうので、より伝達の要素が強いと思うのです。だからこそメールが適切な伝達手段かどうかは常に考える必要があります。

私は、相手に安心を与えられるかどうかでどのようにコミュニケーションを取るか考えるべきではないかと思います。相手がとりあえず自分に情報が伝わり、ボールが移ったということを求めているのであれば、できるだけ早く「了解です」とだけ返すのが良いでしょう。一方で正確な情報を求めているのであれば、多少時間がかかってもきちんと情報が整理されてから返信すべきかもしれません。もちろん、あまりにも長く時間がかかるのであればその旨を伝える返信はしておくべきだと思いますが。そしてメールでは相手を安心させられないのであれば、他の手段を使えば良いのではないでしょうか。

このようなことを書いたのは、メールの返信や電話が早く来ないかと少し焦っている自分がいたからです。少しミスをしてしまい取引先の方に迷惑をかけてしまったことに対して、どのように決着がついたのか早く知りたかったのです。そしてその方はうまく連絡ツールを使い分けていると、仕事をさせてもらって感じます。自分も相手が求めている方法で連絡を取れるようになりたいと思います。

それでは、また。