自分だけが一番情報を持たないようにする

みなさんこんにちは。

さいごーです。

いよいよイベントが近づいてきたので、準備も大詰めを迎えています。
ホリエモン祭り inCebu は来週の土曜日に開催です。
しかも、これからハロウィンとホーリーウィーク（フィリピンにおけるお盆のようなもの）という二大イベントがあるため、一層しっかりと準備をしないといけません。
ホリエモン祭り直前の二日間が、ほとんどどのお店も閉まっていて、かつスタッフもお休みになる日というのはかなり厳しいです。

それはさておき、今私は会場となる現場で準備を進めています。
そうなると、当たり前なのですが誰よりも情報を持つ部分が出てきます。
前日の設営、当日のスケジュール、どこに何があって、何をどう使うのかなどを実行委員の方からの質問に答えつつ決めていくので、ある意味当たり前なのですが情報が集まってきます。
最初のうちは良いんです。自分が何を知り、そのことを誰に伝えなければならないかを覚えています。
しかし、段々忙しくなり、扱う情報量が増えてくると、情報共有にかけられる時間をもったいなく感じ始めてしまいます。同じ共有するのなら、あの情報も入ってからにしようと考え始めます。そうなると、ずるずると先延ばしにされた情報共有のタイミングはついに訪れることなく、トラブルに発展してしまいます。

今回の場合だと、当日撮影班の方から質問を受けたのですが、自分ではもうすでに覚えるほどになっている当日スケジュールのことや座席配置図のことを聞かれました。聞かれたときには、「えっ、そんなことを？」と思いましたが、彼は今日初めて合流したのだから当たり前です。
自分が何度も何度も打ち合わせを重ねて覚えているから当たり前のように感じてしまっているだけにすぎません。こうなると、この情報は共有されなくなります。
これは、非常に危険ですし、毎回このことを説明するとロスになります。

情報を持っている人と持っていない人を比べると、持っている人の方が大抵有利です。
でもそれは、競争をしているときの話です。みんなで一丸となって何かを創り上げようとしているときに、情報の差があるとそれだけでロスになります。
特に、イベントが近づいてくるとそれまでは参加していなかった人がお助け部隊として駆けつけてくれることもあります。
その人たちにいちいち全てを共有していると、キリがありません。
うまく情報を共有し、動いてもらえるようにするには、こまめな共有とそれを可能にする仕組みが必要になってきます。
議事録でも良いでしょうし、当日だけの人にはマニュアルでも良いかもしれません。
とにかく、自分がいなくても回るようにしないといけない。

誰か一人だけが一番情報を持っているという状況は、一見すると非常に楽です。
その人に尋ねればあらゆる情報が手に入ります。いろんな人に聞く必要がありません。
しかし、それはある一面だけを見たときの話かもしれないということに気づきました。
できる限り一人だけが持っている情報を無くす。
これは、イベントを創り上げる上では必要不可欠なのではないかと思います。

そんなことを学んだ日でした。

それでは、また。